【かんたん管理】スプレッドシートの予約リストを管理用にカスタマイズ

今回の記事では、Googleスプレッドシートの予約情報をより簡単に管理できる、カスタマイズ方法を紹介します。

導入により、下記のお悩みがなくなります。

簡単に言えば、予約管理が格段に楽になるということ。

今回もコピペだけで作れるようになっているので、ぜひ試してみてください。

方法：予約情報の収集用と別のシートを作って管理する

設定はざっくり、次の5つです。

それぞれ詳しくみていきましょう。

①シートに新しいタブを作成する

まず、予約フォーム情報が自動入力されるスプレッドシートに、新しいタブを追加します。そして、新しく作ったタブに予約情報が反映されるようにしましょう。

新しいタブを作る理由

なぜこんなことをするかというと、理由は次の2つです。

得に重要なのが②です。

なぜかというと、予約フォームからデータを自動入力させるタブには、計算式が入れられないからです。

予約フォームからスプレッドシートにデータを自動入力するためには、すべて列を空白にしなければなりません。

つまりあらかじめ計算式を入れてしまうと、その行は飛ばされてしまうのです。

上の画像のように、元データのタブに計算式(画像では「あ」)が入った列を用意しておくと、行全体が飛ばされてしまいます。

これを解決するために、別の計算用タブを作り、そのタブに元データの情報を引っ張ってくる必要があるのです。

新しいタブの作りかた

作り方はかんたん3ステップです

新しいタブを作る

予約データ収集用のタブを右クリックして、コピーを作成します。

新しく作ったタブ名を「予約管理」、元データのタブは「予約元データ」など、わかりやすい名前に変えておきましょう。

②新しいタブに予約データを引っ張ってくる数式を入力

新しく作ったタブに、データを参照したい元データのセル番地を入力します。
「=‘タブ名’!　＋列番号＋行番」でOKです。

同じ数式を下のセルや右のセルに反映させる場合は、元となる数式の入ったセルを先頭に
「Ctrl」＋伸ばしたい方向の矢印キー
を押して範囲を選択し、次のショートカットキーを押します。

• 「Ctrl」＋D　下方向にのばす場合
• 「Ctrl」＋R　右方向に伸ばす場合

このようにして、全ての行に数式を入れましょう。

③状況記録用の列を作成

各案件に対して、次の内容を記録する列を作ります。

この部分を記入していけば、どの案件が今どんな状況にあるのががすぐわかり非常に便利です。

作り方は「予約管理」タブに列を追加するだけ。

さらに「データの入力規制」機能を使うと、選択式で入力できるので非常に便利です。
回答内容ごとに色も付けられてわかり易くなります。

データの入力規制についてはこちらの記事を参考にしてください。

③計算用の列を作成

お客様の入力データを計算することで、情報がわかり易くなり管理が楽になります。

例えば民宿しまだでは、下記を算出しています。

あなた自身がご予約を管理しやすいように、いろいろ計算してみても良いですね。

「Googleスプレッドシート＋”〇〇”」でググればたくさんの情報をゲットできますよ。

④特定値を目立たせる設定

見落としてはいけない情報を色付きで表示して目立たせましょう。

方法は、設定は「表示形式」→「条件付書式」から行えます。いろいろ設定できるので、ぜひ試してみてください。

具体的な設定方法はこちらの記事を参考にどうぞ。

まとめ：計算や色でわかりやすい管理を！

この記事はここまでです。

この記事で追加した下記の機能があれば、すでに立派な予約管理表として機能します。